A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses e em 2010, duplicará a cada 11 horas. Em virtude disto os profissionais que lidam com informação gastam em média 30% a 40% do seu tempo com atividades relacionadas a documentação.

As empresas geralmente encontram alguns problemas ao tentar organizar os documentos gerados, como a não existência de um local único, seguro ou acessível  para todos. Além da falta de ferramentas que permitam o gerenciamento dos processos de revisão, publicação e aprovação dos documentos e que facilite a busca  de informações nos diversos tipos de documentos (emails, planilhas, documentos PDF, etc).

Para solucionar estes e outros problemas relacionados ao gerenciamento de documentos, a Coobus lançou o COOBUS-DMS (Document Management System). Esta solução  consiste em uma plataforma de hardware e software pronta para uso e que a empresa paga uma mensalidade (não é cobrada licença) pela sua utilização. Através  deste modelo SaaS (Software as a Service) a empresa não precisa se preocupar com a compra e/ou manutenção de hardware e software.

A empresa pode acessar esta plaforma através de uma interface web, windows explorer e FTP a partir de qualquer local que tenha acesso à internet. O software em si é open source e foi desenvolvido utilizando padrões abertos de última geração que facilitam a integração com outros sistemas (MS Office,  Outlook, etc) e está disponível nas seguintes versões:  Básica,   Avançada  e Open-Source.

Lista de funcionalidades do DMS

Workflow	Permite aprovação dos envolvidos através do Workflow, mantendo o registro da troca de informação sobre  o documento.		Email e Discussão	Permite a criação de tópicos de discussão sobre as pastas e documentos.
Pesquisa e indexação	Permite a construção de pesquisas de texto e metadados nos documentos, podendo o usuário salvá-las para posterior utilização. Busca similar a do Google.		Administração e Segurança	Configuração de permissão de usuários e grupos no nível de pastas e documentos e suporte a SSL; Senhas criptografadas, habilitação/desabilitação de usuários, expiração de senha e acesso fortemente restrito ao seus dados.
Metadados	Descrição dos tipos de dados. Permite a criação/extração de metadados do documento para utilização em controle de workflow, regras e buscas.		Categorização	Associação de documentos às categorias, multi-categorias, palavras-chave, valores extraídos de metadados.
Auditoria	Registro de comentários sobre as atualizações, log de acesso e relatório de utilização por usuário.		Importação de conteúdo	Permite upload de vários tipos de arquivos diretamente do file system ou através do mecanisco de compartilhamento de documentos web.
Controle de Versão	Checking/checkout dos documentos e histórico de versões.		Conteúdo	Leitor RSS e conversor para PDF.
Integração	Integração com MS Office, Outlook, WebDAV e captura automática email com anexos.		Tecnologia	SOAP-based web services API e Serviços de sistema agendáveis.